Gestión de gastos de desplazamiento

El transporte de los empleados siempre supone un gasto para las empresas. Tiqués se acumulan llegando a sumar cifras ridículamente altas. En algunos casos destinadas a partidas de proyectos que no suponen un retorno económico suficiente.

¿Se hace cargo la empresa de los trayectos de los trabajadores?

Cuando hablamos de gestión de gastos de viaje primero debemos distinguir entre Kilometraje y gastos de desplazamiento, también llamados pluses de transporte. Ante todo tenemos que dejar claro que el pago de estas o la cuantía de las mismas quedará reflejada en el convenio colectivo de la empresa.

El Kilometraje se paga cuando ocurre en el desempeño de las funciones laborales del trabajador. Cuando se marca el precio, la empresa debe tener en cuenta el precio del combustible También el desgaste ocasionado al vehículo y posibles averías. El seguro también se debe tener en cuenta en la gestión de gastos de kilometraje y los impuestos asociados al vehículo.

En cambio, las multas recibidas por el conductor no afectaran al pago del kilometraje y los peajes no suelen tampoco estar incluidos en este pago, aunque la empresa se hace cargo de ellos, así como ocurre con el aparcamiento.

Por otro lado, los pluses de transporte son aquellos generados por la distancia recorrida por el trabajador desde su domicilio hasta el lugar de trabajo y viceversa. Los gastos por kilometraje son más comunes pero cada vez son más empresas que lo tienen en cuenta.

Nuevas tendencias en gestión de gastos de desplazamiento

Tecnología

Existen herramientas como intratime que no tan solo computan el control horario de los trabajadores, si no que también tienen en cuenta la gestión de gastos generados por ellos. En estos gastos debemos tener en cuenta en la gestión de gastos de desplazamiento. Aunque solo si estan reconocidos en el convenio colectivo de la empresa.

El trabajador tan solo debe hacer una fotografía del tiqué con intratime, incluir el importe y asignar una categoría. De este modo la empresa puede llevar la cuenta perfecta para un informe de gastos a través del panel de control.

La felicidad del trabajador

Dentro de las nuevas iniciativas en la gestión de gastos de desplazamiento no es solo la tecnología que ofrecen aplicaciones como Intratime. La búsqueda de la felicidad del trabajador, va más allá de la autogestión. Han aparecido iniciativas como la de fijar un precio fijo de desplazamiento en bicicleta. Esta nueva iniciativa va a a convertirse en realidad al finalizar el verano de 2018. Una gran apuesta del gobierno Holandés incita a multinacionales y pymes a pagar 0,19 céntimos por kilómetro recorrido.

¿Qué ventajas tiene una empresa que paga el kilometraje en bicicleta?

Si es cierto que es un coste de empresa fácilmente evitable. Sin embargo, la felicidad del trabajador es más importante en aras de un buen rendimiento y mayor productividad.

Una empresa española ya ha introducido este modelo holandés, y la gestión de gastos de desplazamiento ya incluye esta nueva modalidad de gasto. 40 céntimos por kilómetro recorrido es lo que paga una aseguradora a sus trabajadores. De este modo fomenta el ejercicio físico y sigue la iniciativa del trabajador feliz. Los trabajadores sanos y contentos trabajan mejor y son más productivos. Además de la motivación que supone para el trabajador estar generando dinero antes de llegar al lugar de empleo.

En España un 60% de los trabajadores va a trabajar en coche, y realiza menos de de 9,6 km por trayecto. Eso implica un impacto medioambiental que genera un 2 millones de toneladas de CO2 al año. Así pues, a nivel nacional habría una mejora y reducción de costes en sanidad y gestión de residuos.