Ai de los ladrones de tiempo…
Cuando pensamos en ladrones de tiempo, siempre pensamos que son los demás que nos roban tiempo. Sin embargo, deberíamos tener en cuenta la fina línea que separa el concepto de “robar tiempo” vs el de “perder el tiempo”.
Como trabajadores, ya seamos jefes o empleados, somos nosotros los que decidimos, hacemos o deshacemos según nuestros objetivos. Por tanto, si nos roban tiempo como si lo perdemos, nosotros hemos tenido (en principio) la posibilidad de evitarlo.
Ladrones de tiempo internos
Por imposible que parezca, hay dentro de la empresa, quien te roba tiempo, y sí, nosotros se lo permitimos. Además, debemos ser conscientes de que cuando alguien o algo nos roba tiempo, no solo lo roba simplemente a la empresa, si no, también al trabajador. Claro está que, si el trabajador pierde tiempo, la empresa también.
Una jornada laboral tiene las horas que tiene (cada trabajo y cada empresa con sus casuísticas, pero lo que está claro es que siempre hay una cantidad de horas para trabajar) y si somos productivos no necesitaremos más. El control de horario laboral puede ayudarnos a detectar si nos roban/perdemos tiempo y qué ladrones son los que debemos cazar para ser más productivos.
Desorganización
No existen ladrones de tiempo más efectivos que este. Además, debemos tener en cuenta que este se trata de nuestro mayor enemigo y que además se encuentra en uno mismo. Así que, se trata de una tarea individual, ya que la responsabilidad del trabajo no hecho, recaerá en aquel que tuviera la obligación de realizarlo.
La necesidad de organización y de llevar un control horario por proyecto nos puede ayudar a definir prioridades y a organizarnos de mejor manera. Ya en otras ocasiones hemos comentado cómo debemos organizarnos para ser más eficientes con la Matriz de Eisenhower.
Si es cierto que en ocasiones por más que hayamos organizado nuestra jornada laboral o nuestras prioridades, existen otros factores u otros ladrones. Por ello es imprescindible aprender a decir NO, y establecer límites. Querer ayudar a otros con su trabajo no puede desencaminarnos de nuestros objetivos laborales.
– Reuniones
¿Si me paso el día en reuniones, cuándo trabajo?
Hasta el momento no hay trabajo que consista simple y llanamente en tener reuniones. Por lo que, si te pasas el día reuniéndote, seguramente vas a perder parte de tu tiempo personal desarrollando tareas que deberías haber llevado a cabo durante ese preciado tiempo en el que estuviste en una reunión en la que no se sacaron conclusiones. Así que, de un plumazo se desvanece la posibilidad de conciliación laboral-familiar.
Inevitablemente vas a reunirte en alguna ocasión, por eso te dejamos aquí algunos consejos para no perder el tiempo y que éstas sean productivas. Aprende
cómo tener una reunión productiva. Y… si tú ya sabes, pero tu jefe no, coméntale tu punto de vista o mándale nuestro enlace sobre
reunionitis.
– Interrupciones
No es ninguna sorpresa recibir por sorpresa a compañeros en tu mesa de trabajo, despacho, cubículo o donde quiera que estés desarrollando tu labor. Por más que estas “visitas” son el momento perfecto para tomarte una pausa (que seguramente no marcas en tu máquina de fichar) no siempre llegan en el mejor momento. Existen momentos de concentración, en los que somos más productivos que otros.
– Mala comunicación y prisas
Dedícale el tiempo necesario a cada tarea, el control horario es siempre tu amigo. Si no dedicas el tiempo suficiente a explicar lo que quieres o necesitas, cómo lo quieres o por qué lo quieres, muy probablemente habrá problemas de comprensión, y por ende, de comunicación.
Los malos resultados o la ausencia de ellos muchas veces vienen dados por el “se supone que ya lo sabías”, “pensaba que era obvio”. No dar las cosas por sentado ayuda a afianzar información que tal vez ya estuviera dada (y eso nunca hace daño). Así que organiza la información y facilítala a quien la pueda necesitar. Todos en una empresa estamos en el mismo barco y tenemos un mismo objetivo final. No pierdas el foco y comunica. Ayúdate y ayuda a la empresa informando a los demás.
– Falta de procesos
Tener clara la estructura de la empresa es imprescindible para los problemas de comunicación que hemos comentado anteriormente. Pero si además éstos los acompañamos de procesos, conseguiremos que la información fluya por los canales necesarios. Al hacerlo, podremos detectar si faltan canales o recursos para que todos los departamentos puedan funcionar como un engranaje perfecto.
Ladrones de tiempo externos
Si internamente en la empresa tenemos ladrones de tiempo y se supone que estamos remando todos en la misma dirección… Los ladrones de tiempo externos son mucho más despiadados.
La situación con los ladrones de tiempo externos es mucho más delicada. Muchas veces esos mismos ladrones de tiempo son nuestros mismos clientes o proveedores. Activos con los que tenemos que quedar bien y debemos atender. Estos importantes ladrones los podemos clasificar según el canal que utilizan:
– Teléfono
Una llamada de teléfono puede ser muy productiva pues no quedan cabos sueltos tras ella y suelen generar menos problemas de comprensión. Las dudas se resuelven al momento. Sin embargo, debemos tener claro que una llamada de teléfono no sustituye a una reunión. Por ello abstente de tener llamadas extremadamente largas, si se van a alargar planifica una reunión. Y te recomendamos definitivamente que no derives a esa persona a enviarte un correo o a contactarte de nuevo por el mismo motivo si no es para un simple recordatorio.
– Email
Lo primero que tenemos que tener claro cuando hablamos del email, es que es una herramienta que está a nuestro servicio y no al revés. Llegar a la oficina o mirar el móvil por la mañana y tener 200 o más emails pendientes de leer no es nada fuera de lo común.
Para todos es urgente lo que pedimos, así que la palabra URGENTE ya es normal encontrarla en muchos de ellos, incluso en los emails promocionales. Así pues, es tarea tuya definir el grado de urgencia. Si es extremadamente urgente, te llamarán.
– Whatsapp
Esta nueva incorporación al mundo laboral genera confusión entre la vida privada y la vida profesional. Además, esta mensajería instantánea genera una percepción de obligación de respuesta instantánea como su nombre indica. Es el nuevo email, pero un email que conlleva una obligación de gestión súper rápida. La gestión de éste debería ser similar a su “hermano”.
Sin embargo te invitamos a reflexionar sobre lo apropiado o inapropiado del uso de este canal en un ámbito laboral a través de este
link.
