Reunionitis y control horario: Dos conceptos ligados a los resultados.

El exceso de estas reuniones ya se ha determinado que va en contra de la productividad laboral. Según Tándem, una consultora lationoamericana, tan solo un 8% de nuestras reuniones son productivas.

El motivo de la improductividad de la mayoría de reuniones es la gestión de egos y la participación de departamentos que buscan tan solo satisfacer sus propios intereses en lugar de buscar resultados que benefician al objetivo global.

Es importante llevar un control horario por cada uno de los proyectos y poder ver cuanto tiempo has destinado a reuniones. Es posible que lo reconozcas porque son las sesiones de trabajo más largas. Para ello, tanto freelance como equipos de trabajo «in situ» pueden utilizar distintas herramientas como Intratime Pro. Este tipo de apps te permiten hacer un control horario segmentado por proyectos.

¿Cómo plantear una reunión productiva?

Está claro que reunionitis y control horario van ligados, sin embargo a esto debemos sumarle resultados. Si no, por más que ajustes el tiempo destinado a reuniones, seguirán siendo improductivas.

• Definir objetivos claros: Si no los hay, no hace falta reunirse.
• Seleccionar bien a los integrantes de la reunión. Si citas a más gente de la necesaria, la reunión será improductiva. Cuantos más egos que gestionar, peor.
• Informar sobre los puntos de la reunión con antelación. No sirve «nos reunimos para hablar de X tema» Si das los puntos con antelación, los integrantes tendrán tiempo de preparar su intervención con información útil.
• Escribir una acta de acuerdos. Esto en ocasiones suena a más trabajo, pero simplemente apunta tempos marcados y personas a desarrollarlos y mándalo por email a los integrantes. Cada uno ya sabe lo que tiene que hacer.

Algunos datos que te dejarán de piedra:

Según Tándem, consultora citada anteriormente:

• Los altos directivos destinan el 50% de su tiempo laboral a reuniones.
• 2/3 de estas reuniones terminan sin ningún resultado.
• Un 85% de los reunidos se muestran insatisfechos al final de la reunión, pues ellos valoran su tiempo según resultados.

Según el Instituto de Opinión Pública Francesa, la mejora de la organización de reuniones ayudaría a:

• Ahorrar en un 87% capital de empresa
• Hacerla más innovadora en un 75%
• Aumentar la facturación en un 70%