Gastos de viajes de empresa, una realidad y un lío.
Hay algunos empleos que conllevan un gran número de viajes por parte del trabajador. El motivo de estos viajes es totalmente laboral, sin embargo no todos los gastos corren a cuenta de la empresa, ni por el hecho de ser gasto de empresa el empleado está exento de despilfarrar.
Sin embargo el hecho de que se lleven bien los gastos de empresa es directamente responsabilidad de la empresa. De este modo y asumiendo totalmente la responsabilidad de los gastos de viaje de empresa es como podemos reducirlos.
Mejora la gestión de gastos de viaje de empresa
Aclara las políticas de gastos en viajes
Si el empleado no tiene toda la información necesaria sobre cuáles son los gastos aceptables en un viaje de empresa no puede evitar que surjan problemas. Los costes como hoteles, comida o transporte están totalmente relacionados con la empresa y por tanto deberían ser claramente detallados.
Para ello con herramientas como Intratime, se pueden crear categorías de gastos específicas para estos gastos concretos
Procesos de control ineficientes
Introducir manualmente los gastos en una hoja de control puede dar a lugar errores comunes y humanos. Esto sucede sobretodo cuando contamos con un gran número de empleados que nos traen un número incontable de recibos.
La nueva funcionalidad de intratime de gestión de gastos nos permitirá poder llevar un control al momento de los gastos que se están generando o se han generado en el pasado de forma automática y al momento. El empleado en el momento del gasto fotografía el tiqué y añade la categoría asociada al gasto, el proyecto al que computarlo y la fecha del gasto.
De este modo desde la oficina podemos llevar la cuenta y manipular los datos sin perder tiempo introduciéndolos.
Retraso en el reembolso de gastos
Como empresas no somos conscientes de cómo no reembolsar a tiempo los gastos relativos a un proyecto a tiempo. El hecho de que el trabajador avance dinero a la empresa y no recibir el reembolso a tiempo puede dejar en el trabajador una sensación ácida que puede tener un mal retorno. “Si la empresa no tiene en cuenta la necesidad del trabajador, el trabajador tampoco mira por la empresa” de este modo, los gastos de viajes de empresa empiezan a incrementar y el trabajador deja de mirar por la economía de la empresa.
Con Intratime el tiempo de gestionar el control de gastos por parte de la empresa se reduce a 4 clicks si el empleado ha introducido los datos a medida que iba gastando.
Compara gastos
¿Los gastos han incrementado de un año a otro?, ¿de un trabajador a otro? Si no tienes un sistema automatizado, la comparación de gastos no es posible. Determina las tendencias en gastos con un histórico.
Si identificas tus errores anteriores puedes poner solución y reducir los gastos de viajes de empresa.
