Gestionar la urgencia es una de las cosas que más debemos tener en cuenta a la hora de trabajar. Primero consultamos la Real Academia…
Del lat. urgentia.
1. f. Cualidad de urgente.
2. f. Necesidad o falta apremiante de lo que es menester para algún negocio.
3. f. Caso urgente. Lo necesito para una urgencia. El hospital quedó saturado por las urgencias.
4. f. Inmediata obligación de cumplir una ley o un precepto.
5. f. pl. Sección de los hospitales en que se atiende a los enfermos y heridos graves que necesitan cuidados médicos inmediatos.
«La prisa mata» dicen algunos, otros dicen que la «paciencia es la madre de la ciencia» y tal vez no estén equivocados. Sin embargo, la urgencia es algo con lo que lidiamos cada día y muchas ocasiones no puede ser ignorada. Sin embargo debemos siempre tener esa pausa de reacción que nos permita estructurar nuestros próximos movimientos.
Hemos hablado anteriormente de la manera de distinguir lo que es urgente de lo que es importante con la Matriz de Eisenhower y hemos visto la necesidad también de generar confianza en nuestros clientes. Pero hay 3 reglas básicas para el preciso momento en el que sucede la «urgencia»
Lo primero que debes tener claro es que urgente no significa «ahora mismo» así que hay que tomárselo con perspectiva y sobre todo responder pero no reaccionar al momento. Es importante que estés preparado para decir «no».
Si vas a gestionar a la urgencia reactivamente:
Ten claros los agentes implicados:
Ante todo localiza quien va ha estar en el barco contigo y avísales. La asignación de tareas es clave para gestionar una urgencia, quien designes en el equipo será parte necesaria en el proceso.
Haz una valoración de tiempos.
Una vez hayas hablado con todos los agentes implicados haz una valoración de tiempos. ¿Es la urgencia asumible en realidad?
Sé 100% sincero en tu respuesta
Una vez hayas tenido en cuenta los elementos arriba contemplados, da una respuesta al cliente o a tu empresa sobre la situación. Si quieres más información sobre cómo gestionar la confianza a través del tiempo consulta nuestro blog.
No prometas nada.
Que no estés 100% seguro que no podrás cumplir…
“los imprevistos existen”
La frase por si sola ya lo dice todo. No será la primera vez que nos encontramos con un imprevisto. Algunos son asumibles, otros por desgracia, y por más esfuerzo que hayamos puesto no nos permiten llegar a la solución a tiempo.