El verano ya está aquí, lo que significa que el sol y el tan necesario tiempo de descanso están a la vuelta de la esquina. Pero como propietario de un negocio, es mucho más que eso. Para algunos, la proximidad del verano se traduce en un periodo lento y de escasez. Para otros, el negocio está en auge.

Sea cual sea la categoría de tu pequeña o mediana empresa, los meses de verano ofrecen algunas oportunidades únicas, así como desafíos, para los que todas las empresas deben prepararse con antelación. A continuación, te damos cinco consejos para prepararte de la mejor manera.

1. Solicita los días de vacaciones a tus empleados lo antes posible

Esta es la época del año en la que todo el mundo quiere tomarse un tiempo libre. Algunos de tus empleados ya han hecho (o están en proceso de hacer) planes de vacaciones que incluyen una semana o más de tiempo libre remunerado.

Recibir las solicitudes de vacaciones con antelación te permite ver los miembros del equipo que estarán fuera y también cuándo se tomarán el tiempo libre. Dado que algunas fechas de vacaciones seguramente se solaparán, la notificación anticipada te dará el tiempo necesario para crear un plan de acción y mantener el funcionamiento de la empresa sin problemas mientras tus empleados disfrutan de su tan merecido tiempo libre.

La notificación anticipada también proporciona a tu departamento de nóminas el tiempo que necesita para acomodar las cuentas, dado que estas aparentemente pequeñas interrupciones del flujo de trabajo pueden tener un gran impacto no deseado en la caja.

Desde la aplicación de Intratime, cuadrar los días de vacaciones en los calendarios es muy fácil gracias a la pestaña Solicitudes de la app.

2. Evalúa las necesidades del personal

Además de solicitar tiempo libre, aprovecha este momento para ver si necesitas ajustar la plantilla de tu empresa para el verano. Algunas empresas podrían tener que aumentar su plantilla durante el verano para satisfacer la demanda de los clientes.

Este tipo de empresas podrían ser:

• Tiendas de hogar y jardín.
• Restaurantes.
• Servicios de cuidado del césped.
• Proveedores de servicios de aire acondicionado.
• Servicios de suministro y limpieza de piscinas.

Ya sea que estés atado a las demandas de la temporada, proporcionando servicios de cuidado del césped y reparación de aire acondicionado, o si estás atado a las tendencias de viajes, como los hoteles y restaurantes, las empresas que atienden al verano pueden querer considerar el aumento de personal estacional para acomodar el pico de negocios que se aproxima en el verano.

Adelantarse a la programación de las vacaciones y a los planes de contratación estacional te ayudará a mantener la calma en el verano.

3. Revisa tu previsión de tesorería

Controlar el flujo de caja como propietario de un negocio puede ser un reto, especialmente cuando se trata de un negocio estacional.

Si la temporada de verano afecta a la demanda del negocio, tener una previsión de tesorería es vital para mantenerse a flote. Recomendamos preparar una previsión de 13 semanas para estar al tanto de las entradas y salidas de pagos.

La previsión del flujo de caja te ayudará a asegurarte de que los posibles problemas se señalan con suficiente antelación para solucionarlos sin necesidad de un simulacro de incendio.

Al anticiparse a los déficits de tesorería, puedes asegurate de que tu empresa cuenta con un plan de respaldo (como una protección contra sobregiros, una cuenta de ahorros o una línea de crédito) o podrás evitar por completo el déficit mejorando tu estrategia de tesorería.

4. Despeja tu espacio de trabajo

Esto es algo que todos los negocios deberían considerar, implementar y seguir de forma regular, especialmente en verano. Te contamos por qué:

• No uses papel. Automatiza, automatiza y automatiza. Empieza por las facturas, los cobros y las facturaciones. Algunas de las grandes ventajas que notarás enseguida son la reducción de gastos, la mejora de la eficiencia y la mayor seguridad.

• Asegura la integridad de los datos. Pide a tu contable que haga una revisión exhaustiva de la contabilidad y asegúrate de que se realizan copias de seguridad completas y periódicas. Esto te ahorrará dolores de cabeza a largo plazo.

• Revisa las facturas pendientes. Ahora es un buen momento para hacer una «limpieza profunda» de tus cuentas por cobrar. Pide a tu contable que utilice su sistema de contabilidad para realizar informes y saca todas las facturas impagadas del año hasta la fecha.

• Revisa los acuerdos de servicio. Si no te mantienes informado sobre la letra pequeña asociada a estos acuerdos puedes encontrarte con sorpresas desagradables en el futuro.

• Invierte en mantenimiento. Haz un inventario ahora para ver si algo necesita una puesta a punto, una actualización o una sustitución. Si programa el mantenimiento o la sustitución ahora, puedes incluso establecer un plan de pagos con la empresa de servicios para repartir los costes a lo largo de unos meses.

Siempre es una buena práctica poner en orden todos los aspectos de tu negocio para poder centrarte en las tareas más importantes, como el crecimiento y la rentabilidad.

5. No te sientas culpable por tomarte unas vacaciones

Sabemos que tu empresa es parte de tu vida, pero no seas esclavo de ella. Unas vacaciones te permitirán recargar las pilas, lo que significa que volverás al negocio con fuerza. Tanto si se trata de una escapada al extranjero como de un tiempo para relajarte en casa con la familia, volverás con fuerza, motivado y listo para alcanzar nuevos objetivos.

Mantén tu negocio en marcha durante tu ausencia:

• Informa a tus clientes seis semanas antes de que te vas y de con quién deben ponerse en contacto mientras estás fuera.
• Organiza tus vacaciones con antelación y asegúrate de que tu personal sabe lo que va a hacer en tu ausencia.
• Termina todo lo que puedas antes de irte y asegúrate de hacer un buen traspaso a tus empleados.
• Si puedes, evita tomarte vacaciones durante el periodo de mayor actividad.