Aprender a delegar es en realidad aprender a confiar.

La primera gran verdad sobre aprender a delegar es que delegar significa SALTAR AL VACÍO. Todos podemos saltar al vacío, pero tan solo lo haremos si confiamos plenamente en que bajo nuestros pies va a haber algún tipo de red o persona que nos salve de la catástrofe inminente.

Si eres buen jefe, sabrás seguramente hacer todas las tareas que asignas, o al menos conocerás qué implicaciones, pasos y procesos conllevan. Si no es así, o ya delegas o por el contrario debes empezar a preguntar.

3 Pasos para aprender a delegar

Paso 1: Nadie hace las cosas exactamente igual que tú

El primer paso para delegar es entender que esa persona no se va a convertir en un clon tuyo, no piensa igual que tu y no hace ni respira igual que tú. Esta premisa, por más lógica que parezca, es la primera barrera que tiene que cruzar el, a partir de ahora, delegador.

Paso 2: Briefing, Briefing, Briefing

Una vez entendemos que nadie hará las cosas igual que tú, debes dar todas las herramientas posibles para que consigan el mismo resultado que conseguirías tú. Este proceso es seguramente técnicamente el más importante en el arte de aprender a delegar.

Explica al “delegado” qué pretendes con esa tarea dentro de la big picture del departamento o incluso de la empresa. La tarea tiene un objetivo y lo más importante es conseguir ese objetivo. También debes explicar cómo hacer esa tarea, sin llegar a micro-adminsitrar cada paso de ella. No olvides incluir en tu briefing cuales son los procesos. Y finalmente, asegúrate de que la persona delegada ha comprendido todas las partes de tu briefing.

Debes ser consciente de que esta tarea, si es la primera vez que la realiza otra persona, seguramente va a tardar más en llevarse a cabo. Además, debería ser así, pues la persona está aprendiendo y asegurándose a cada paso de que lo está haciendo correctamente. Puedes comprobar cuánto tiempo se ha destinado a X proyecto o X tarea con una app de control horario. De este modo podrás ver la evolución del trabajador o ver en qué momento de la tarea se ha estancado.

Paso 3: Hacer seguimiento de la tarea delegada

Delegar no quiere decir estar controlando todo el rato, porque para perder ese valioso tiempo, mejor lo haces tú solo. Sin embargo, sabes que necesitas ayuda, porque si delegas es principalmente porque no tienes tiempo para esa tarea. O tal vez estés delegando porque estás formando a alguien del equipo.

El tiempo es crucial, por ello es imprescindible llevar un control horario de entregas en el calendario. Con un buen seguimiento podrás detectar cualquier fallo o posible problema en el desarrollo de la tarea.

Intratime como método para evaluar procesos de delegación

La app de intratime está pensada para un fichaje simple, por proyectos o en ruta. Con este artículo te queremos enseñar otra manera de explotar esta herramienta más allá del mero fichaje y utilizar la información que nos facilita. Cuando estamos hablando de delegar, podemos determinar distintas tareas dentro de un mismo proyecto. Es en este momento que en un periodo de adaptación de un trabajador a una nueva tarea, Intratime nos resulta útil.

Con la plataforma de control podrás ver cuanto tiempo ha destinado el trabajador a cada una de las tareas, de este modo podrás detectar posibles micro-problemas o miedos del trabajador para que mejore su rendimiento y poder ser más efectivo en la nueva tarea que se le ha asignado. ¿Podría contártelo el trabajador? Seguramente, sin embargo, debemos tener en cuenta que todos queremos quedar bien delante de nuestro superior, y asumir dificultades puede dejar al trabajador en una situación que él entiende como vulnerable.