Después de años acostumbrados a acudir a la oficina, el 2020 instaló en la mayoría de empresas de todo el mundo la modalidad del teletrabajo o trabajo remoto. Así, todas las estrategias de gestión de equipos en oficina, reuniones semanales en despachos y sesiones de brainstorming con largas conversaciones se perdieron de un momento a otro.

Sin preparación ni planificación, entramos en un gran experimento sobre cómo las empresas pueden trabajar eficazmente en casa. Los directivos y los empleados tuvieron que aprender sobre la marcha cómo trasladar sus actividades de oficina al trabajo virtual. Afortunadamente, hay una serie de estrategias a tener en cuenta para asegurar un equipo productivo con el trabajo a distancia.

Dale a tu equipo mayor autonomía

En el entorno de ofician, los directivos pueden acercarse al escritorio de un empleado, ver cómo está y hacerle preguntas. Si hay un problema, se pueden reunir rápidamente y discutirlo.

Con un equipo remoto, esta misma dinámica no funciona. Como los empleados no están a la vista, es posible que tengas la tentación de enviar constantemente mensajes para saber cómo avanza su trabajo. Esto es lo último que debes hacer. No sólo les estás quitando tiempo, sino que el cambio de contexto puede afectar a su concentración.

En lugar de controlar regularmente a tus empleados, define objetivos claros, plazos y actualizaciones. Comienza a confiar en que tus empleados pueden hacer su trabajo con éxito sin una supervisión constante.

Deja los objetivos de cada uno claros

Cuando hayas establecido los objetivos del trabajo, asígnale tareas específicas a cada miembro del equipo para aumentar su productividad. Puedes crear un esquema de los trabajos que deben realizarse utilizando herramientas de gestión compartida para asignar las tareas con un límite de tiempo determinado.

Este sencillo paso puede facilitar el trabajo de todo el equipo, ya que todos sabrán lo que tienen que hacer. Y, por lo tanto, aumentará la productividad del grupo.

Trabaja en mejores tácticas para la comunicación a distancia

Lo más probable es que ya hayas utilizado Zoom, Slack o Google Meetings. Muchas empresas asumen que las herramientas digitales que ya utilizan harán que la transición a un equipo totalmente remoto sea perfecta. Pero, si bien ayudan, no se puede asumir que son un garante de éxito.

En primer lugar, hay que enseñar al equipo las mejores prácticas sobre cómo utilizar el software en una configuración de trabajo totalmente a distancia. Por ejemplo, crear directrices que faciliten las discusiones en Zoom para que ninguna persona se lleve demasiado tiempo de la emisión. También puedes formar a la gente para que siempre se ponga en silencio cuando no esté hablando, o puedes utilizar herramientas como LiveWebinar que te permiten personalizar las características para que puedas adaptar las videoconferencias a tus mejores prácticas.

Reduce las videoconferencias

Con el cambio al trabajo desde casa, las reuniones con Zoom son ahora parte del día a día de todos. En algún momento del día, es probable que te metas en al menos una videollamada para conectar con tu equipo.

Esto provoca la llamada fatiga de Zoom. Estar en una videollamada te obliga a estar siempre presente. Si miras de reojo a la cámara, tu equipo lo notará. Acabas concentrándote y prestando más atención de lo que harías en una reunión en persona. Esto supone una carga mental. Si añades numerosas videollamadas a lo largo del día, acabarás agotado y perderás productividad.

En su lugar, intenta limitar el número de reuniones que tiene tu equipo. Por ejemplo, si el objetivo de la reunión es sólo compartir información, considera la posibilidad de enviar una presentación por correo electrónico. Esto no sólo evitará el agotamiento de Zoom, sino que ahorrará a tu equipo un tiempo valioso y mejorará su productividad.

Intenta aprender y experimentar

Cada equipo es único, y lo que funciona en una empresa para mejorar la productividad puede no funcionar en otra. Intenta siempre mejorar tu metodología remota. Puedes asistir a eventos de trabajo a distancia para obtener nuevas ideas. Cuanto más experimentes, más aprenderás lo que mejor funciona para tu equipo de trabajo.