Conseguir implementar una metodología de gestión de tiempo de forma correcta, hará que mejore la productividad del equipo de trabajo en cualquier organización dedicándonos especialmente al desarrollo óptimo y eficaz de nuestras tareas.

Una de las principales ventajas de medir el tiempo de trabajo que invierten los empleados en la compañía, es que permite que la misma pueda optimizar sus procesos partiendo de un conocimiento profundo y certero.

Control

Si lo que queremos es optimizar nuestro tiempo, para aprovecharlo al máximo tenemos que automatizar la mayor cantidad de tareas posible, ya que será útil en nuestra vida profesional. No se puede aumentar la disponibilidad del tiempo si no es con un gran esfuerzo personal de automatización.

Conocer y analizar nuestra situación.

Tenemos que tener claro como llevamos el día a día de nuestro tiempo antes de implantar cualquier herramienta de productividad y ver las alternativas que tenemos para incrementar nuestra capacidad de trabajo.

El no hacer una buena planificación, que el equipo tenga muchas tareas pendientes, querer abarcar demasiado,  llamadas de teléfono que pueden distraernos de tareas importantes, visitas, reuniones, etc. Todo esto pueden ser factores críticos que disminuya nuestra capacidad de concentrarnos en una tarea y sentir una falta del tiempo.

Por ello, debemos dejar malos hábitos que nos hacen que no podamos cumplir con todas nuestras tareas. Ser conscientes de eso para poder así avanzar a una planificación.

Planificación

Una vez que hemos analizado nuestra situación y dónde debemos mejorar, lo siguiente será planificar las tareas que tenemos, abarcando desde lo primordial hasta lo menos importante. También hay que prestar atención a lo que es urgente. Recordemos que una buena planificación reduce el tiempo de ejecución.

Para lograr dicha planificación, debemos aprender a clasificar las tareas y ver si son urgente o importante. Saber diferenciar urgente como algo que debemos realizar de manera inmediata e importante como aquellas que se necesitan atender, tienen más incidencia en nuestra empresa, pero que nos dejan más margen de tiempo.

Ejecución y actualización

Una vez que tenemos nuestro plan para gestionar nuestro tiempo, entramos en el proceso de ir comenzando a trazar la forma de resolución de las tareas, de una en una comprendiendo el tiempo que vamos a necesitar para cada tarea. En el momento que comenzamos con ellas, lo siguiente sería ir teniendo presente nuestro listado de tareas para poder seguir la planificación de cada semana o cada día e ir agregando, quitando y analizando cada tarea con el objetivo de conseguir una mejora de nuestra metodología. 

Una vez que hemos entendido todo esto, podemos resolver el enigma de la gestión del tiempo de trabajo para nuestra empresa u organización, para conseguir aumentar el rendimiento de nuestro equipo de trabajo. Si hacemos que nuestros empleados cumplan sus tareas dentro de su jornada laboral conseguiremos que sean más eficientes.

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