¿Cómo crear categorías de gastos de empresa?

Los gastos de empresa fijos son más fáciles de preveer, pues son fijos. Sin embargo hay gastos que dependen directamente de los miembros del equipo. Son estos gastos los que pueden llevar a confusiones e incluso malentendidos.

Hoja de ruta de gastos de empresa

Los gastos con los que corre la empresa por la gestión de proyectos, son aquellos que no se darían de no ser por la actividad asociada a la empresa o proyecto en cuestión. Sin embargo es muy importante que los trabajadores tengan claros qué gastos son aceptados por la empresa. Para ello La empresa debería crear una hoja de ruta para clarificar cualquier duda al empleado. En esta se determinaran qué gastos son los comunes en el ejercicio que practica la empresa. Aquí os dejamos una lista de los más utilizados por los clientes de Intratime y las preguntas que debes plantearte sobre cada uno de ellos para que la hoja de ruta sea clara.

Transporte:

¿Pagas kilometraje de casa al trabajo? ¿Funciona igual para todos los empleados sea cual sea su labor? ¿Qué precio se paga? ¿Pagas transporte público? ¿Hay un tope de gasto a partir del cual el empleado debe avisar a la empresa? ¿Qué métodos de transporte público son válidos para la empresa?

Comidas:

¿Tu empresa da ticket restaurant a los trabajadores? ¿Los trabajadores deben solo ir a sitios dónde se acepte este método de pago? ¿La empresa tiene acuerdos con algunos restaurantes? ¿Se hace cargo la empresa de las bebidas alcoholicas fruto de una comida de trabajo?

Hoteles:

¿Hay un precio máximo por noche? ¿Hay un límite de categoría en el hotel? ¿La empresa tiene un acuerdo con alguna cadena hotelera? ¿Hay política de llamadas o minibar?

¿Cómo crear categorías de gastos de empresa?

Es importante que el trabajador tenga a su disposición la hoja de ruta, para ello recomendamos el uso de portales de comunicación con los trabajadores donde ellos tienen a su disposición aquellos documentos importantes para el ejercicio de su trabajo. Nosotros hemos creado Intragest, un modelo sencillo para compartir este tipo de informaciones.

Por otro lado, Intratime ya tiene activo el sistema de gestión de gastos de empresa. El gestor de la plataforma puede definir las distintas categorías de gastos. De este modo, el trabajador tan solo tendrá que seleccionar la correcta, adjuntar la imagen del tiqué. Así la empresa tiene un control remoto de los gastos que se producen perfectamente organizados para evitar cualquier error.

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